“Timetell neemt veel werk uit handen en bezorgt ons veel tijdwinst”

In Drenthe vallen de grenzen van de veiligheidsregio samen met die van de provincie. Binnen deze regio werkt de Veiligheidsregio Drenthe (VRD) samen met verschillende hulpverleningsorganisaties, waaronder de Brandweer Drenthe, Crisisbeheersing en GHOR Drenthe.

Voorheen werden de gegevens van de vrijwilligers – 36 brandweerposten met ongeveer 750 brandweerlieden – in twee aparte systemen bijgehouden: een ERP-pakket en een financieel systeem. Dat betekende dubbel werk en weinig efficiëntie. De urenregistratie en administratieve verwerking gebeurden handmatig op papier – een tijdrovend proces dat niet meer paste bij de ambities van de organisatie.

Eén systeem voor alle vrijwilligers

“In 2017 hebben we de hele opzet herzien,” vertelt Edwin Veldman, applicatiebeheerder bij VRD. “Er kwam een centraal HR-pakket, RAET, en we gingen werken met het Oefenlogboek, waarin brandweeroefeningen en bijbehorende gegevens worden vastgelegd. We zochten een systeem dat hierop kon aansluiten en waarin vrijwilligers zelf hun uren konden registreren via een app, zodat op basis van die gegevens kon worden uitbetaald.”

Na een onderhandse aanbesteding bleek Timetell de beste keuze.

Snel, slim en eenvoudig

“We zijn erg tevreden,” vervolgt Veldman. “Timetell is precies ingericht zoals wij dat nodig hebben. Dankzij de koppelingen met RAET en het Oefenlogboek staat alle informatie klaar voor onze brandweerlieden, zodat ze hun uren makkelijk en snel kunnen verantwoorden via de app.”

“Rekenregels koppelen automatisch de juiste uurtarieven aan de functies van de vrijwilligers, die vervolgens per maand, kwartaal of halfjaar worden uitbetaald. De activiteiten, oefeningen en uitrukken worden ingelezen vanuit het Oefenlogboek en verschijnen automatisch in het incidentenlogboek in Timetell.”

Meer tijd voor andere taken

“De urenregistratie gaat snel en intuïtief,” zegt Veldman. “Iedereen heeft zijn telefoon bij zich, dus het registreren is altijd binnen handbereik. Voor onze backoffice is er veel werk uit handen genomen: papieren urenregistraties verwerken hoeft niet meer. Dat levert tijdwinst op en ruimte om zich te richten op andere taken, zoals relatiebeheer.”