Referentieverhaal

In Drenthe zijn de grenzen van de veiligheidsregio gelijk aan die van de provincie. Binnen deze regio werkt de Veiligheidsregio Drenthe (VRD) samen met diverse hulpverleningsorganisaties. Onder de VRD vallen de Brandweer Drenthe, Crisisbeheersing en GHOR Drenthe.

Voorheen werden de gegevens van de vrijwilligers (36 brandweerposten met ongeveer 750 brandweerlieden) in twee aparte systeem bijgehouden; een ERP-pakket en een financieel systeem. Naast dat er sprake was van dubbel werk sloot het systeem niet meer aan bij de wensen van de VRD. De urenregistratie van de vrijwilligers en de administratieve verwerking daarvan gebeurde bijvoorbeeld handmatig en op papier. Een tijdrovend en ‘ouderwets’ proces.

Nieuw pakket

Edwin Veldman, applicatiebeheerder: “In 2017 is de hele opzet herzien. Er is een centraal HR-pakket gekomen, RAET. En er wordt gebruik gemaakt van het Oefenlogboek programma, waarin de brandweer oefeningen en daarbij behorende gegevens worden vastgelegd. Daar moest een nieuw aan te schaffen pakket op aansluiten waarin de vrijwilligers zelf hun uren kunnen registreren door middel van een app, zodat er op basis van die gegevens kan worden uitbetaald.” Na een onderhandse aanbesteding bleek TimeTell de beste kandidaat voor de job.

Urenregistratie gaat makkelijk en snel

Veldman: “Inmiddels zijn we drie jaar verder en we zijn erg tevreden. TimeTell is zo ingericht dat het precies past bij onze wensen. Door middel van een koppeling met Raet en met het Oefenlogboek staat alle benodigde informatie klaar voor onze brandweerlieden om hun uren gemakkelijk en snel te verantwoorden in de app.” “Door middel van rekenregels worden de juiste uurtarieven aan de juiste functies van de vrijwilligers gehangen en krijgen zij per gewenste termijn uitbetaald; per maand, per kwartaal of per half jaar.” “Het urenregistreren gaat makkelijk en snel. De betreffende activiteit, oefening of uitruk is ingelezen vanuit het Oefenlogboek en staat klaar in het incidentenlogboek in TimeTell. Dit is de TimeTell Agenda, maar ten behoeve van het gebruikersgemak is het in de TimeTell applicatie van de VRD omgedoopt tot incidentenlogboek.”.

Tijdwinst

“We boeken tijdwinst en ervaren heel veel gemak van deze oplossing. Bijna iedereen heeft altijd zijn telefoon bij zich. Dus de urenregistratie is altijd binnen handbereik. Daarnaast werkt de app erg intuïtief en begrijpt bijna iedereen direct hoe de uren geregistreerd kunnen worden. Voor onze backoffice is er veel werk uit handen genomen en tijdwinst geboekt. Zij hoeven immers niet meer de papieren urenregistraties te verwerken. Hierdoor blijft er tijd over voor andere werkzaamheden, zoals relatiebeheer.”