Referentieverhaal

De Directie Informatie Technologie van het UMC Utrecht verzorgt de ondersteuning van de complete informatievoorziening van het UMC Utrecht. Verder geven zij advies over het te voeren beleid rondom de ontwikkeling van de informatievoorziening.

Geen omkijken meer naar onderhoud
Ter vervanging van een eigen gebouwd software pakket voor urenverantwoording werd er in 2011 door de Directie Informatie Technologie van het UMC Utrecht gezocht naar een extern beheerde tijdregistratie oplossing. Zodat men geen omkijken meer had naar het onderhoud van het pakket. Bij één van de teams binnen de DIT werd al op kleine schaal met TimeTell gewerkt. Na een korte analyse is TimeTell door de DIT overgenomen.

“TimeTell helpt ons bij het verwezenlijken van onze doelstelling: Werk makkelijker maken”

René de Gier, Teamleider DIT, UMC Utrecht

Tijdregistratie en verlof  aanvragen
Nu wordt TimeTell door de DIT (en door de Directie Facilitair Bedrijf) van het UMC Utrecht met name gebruikt voor de tijdregistratie van ruim 600 medewerkers. Via de Module Verlof & Ziekte wordt verlof aangevraagd. De Mail Module wordt toegepast om medewerkers en teamleiders te helpen herinneren aan het invullen en verwerken van de weekstaten. Omdat de teamleiders de weekstaten altijd controleren, zijn zij ook verantwoordelijk gemaakt voor het controleren van codes.

De juiste rapportages naar de directie
“Het boeken van uren op de juiste codes is erg belangrijk voor ons, omdat alleen dan de juiste rapportages naar de directie kunnen worden gestuurd. Dit is van belang in verband met de UMCU interne verrekeningen.” vertelt René de Gier, Teamleider DIT. “Op deze manier helpt TimeTell ons bij het verwezenlijken van één van onze doelstellingen: werk makkelijker maken. Door gebruik te maken van het planbord kunnen we ervoor zorgen dat de medewerker op de juiste code boekt en niet naar de benodigde tijdschrijfcodes hoeft te zoeken.”

“Wij zijn helemaal bij met de updates”
Functioneel applicatiebeheerder Anita van Kooten is goed te spreken over de communicatie met TimeTell. Door middel van NewsTime, TimeTell Plaza en de Update mailings is zij op de hoogte van alle ontwikkelingen omtrent TimeTell. “Wij zijn ook helemaal bij met de updates van TimeTell. Doordat we werken in de laatste versie hebben we de beschikking over de nieuwste toepassingen op bijvoorbeeld het gebied van AVG en veiligheid.”