Referentieverhaal

Omgevingsdienst IJsselland werkt nauw samen met elf gemeenten in IJsselland en de provincie Overijssel. De organisatie bezoekt bedrijven om te toetsen of ze voldoen aan wet- en regelgeving en ze te adviseren over bijvoorbeeld duurzame energie. OD IJsselland is een regionale bron van kennis en advies op het gebied van veiligheid, luchtkwaliteit, geluid, energie, afval, asbest en bodem. Ook verleent de organisatie vergunningen. Gezamenlijk met haar partners geeft zij invulling aan taken op het gebied van omgevingsrecht en draagt bij aan de kwaliteit van de leefomgeving.

Bij de start van Omgevingsdienst IJsselland in 2018 ontstond de behoefte om tijd te registreren om de werkzaamheden inzichtelijk te maken en te verantwoorden. Het HR-systeem bleek te weinig mogelijkheden te bieden voor tijdregistratie en het zaaksysteem bood te weinig toekomstperspectief voor een duurzame tijdregistratie. Daarom moest er een andere oplossing komen.

Technische wensen en gebruikerswensen

Axel de Koning, functioneel beheerder: “Wij hadden een aantal wensen waar het systeem aan moest voldoen. Aan de technische kant was een koppeling met ons HR-systeem en het zaaksysteem een must. Daarnaast moest het een webbased oplossing zijn, zodat iedere medewerker overal toegang kon krijgen. Aan de gebruikerskant vinden wij het belangrijk dat we het zo makkelijk mogelijk maken voor onze medewerkers. Dus moest de software gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn.”

Referentiegesprek gaf de doorslag

De informatiemanager die destijds bij het traject betrokken was had al eens gehoord van TimeTell en vermoedde dat het een goed passende oplossing kon zijn. Daarop volgden diverse gesprekken met TimeTell. En er was een doorslaggevend referentiegesprek met een collega omgevingsdienst. Zij maakten al gebruik van TimeTell en werken bovendien met hetzelfde zaaksysteem.

“Alle beloftes worden waargemaakt”

“Inmiddels werken we nu zo’n twee jaar met TimeTell en het bevalt erg goed.” vertelt de Koning. “Tijdens het implementatietraject hebben we goede en duidelijke uitleg gehad. Alle beloftes die toen zijn gedaan, worden waargemaakt. Zowel onze medewerkers als ik kunnen soepel overweg met de software. Verder zijn onze rapportages op maat ingericht, waardoor precies de juiste informatie uit TimeTell gegenereerd wordt.”