6 redenen waarom het verlofregistratiesysteem van TimeTell een efficiëntieslag voor HR kan maken

Door het jaar heen, maar zeker in de vakantieperiode, is inzicht in verlof en afwezigheid van medewerkers belangrijk om de organisatie optimaal te laten functioneren. Zo kan iedereen, inclusief jijzelf, met een gerust hart op vakantie terwijl de organisatie naar wens bezet is en alle benodigde capaciteit aanwezig is. Een goed verlofregistratiesysteem voorziet hierin.

De Verlof & Ziekte Module

De Verlof & Ziekte Module van TimeTell is een onderdeel van TimeTell software en zorgt ervoor dat de verlof- en ziekteregistratie binnen jouw organisatie zo efficiënt mogelijk is georganiseerd. Van verlof indienen en goedkeuren tot managementrapportages. Lees hieronder hoe de verlofregistratieoplossing van TimeTell dit voor jouw organisatie kan realiseren.

1. Overzicht en efficiëntie.

Het handmatig indienen, verwerken en bijhouden van verlof en ziekte, bijvoorbeeld in Excel, is tijdrovend en foutgevoelig. Werken met de Verlof & Ziekte Module van TimeTell is efficiënt, eenvoudig en levert accuraat en up-to-date inzicht, zowel voor de medewerker en de eindverantwoordelijken als de HR-afdeling. Medewerkers kunnen eenvoudig en snel verlofaanvragen indienen of zich ziekmelden. Geautoriseerde leidinggevenden kunnen dit meteen goedkeuren of verwerken. Het verlof of de ziekmelding is direct verwerkt en zichtbaar in het aanwezigheidsscherm, de vakantieplanning, verzuimoverzichten en de verlofsaldi. Snel, handig en inzichtelijk.

2. Eenvoudig vakantieplanning en werkroosters maken

Door het geautomatiseerde online verlofregistratiesysteem is er duidelijk inzicht in de beschikbaarheid van de medewerkers van bijvoorbeeld een bepaalde afdeling of medewerkers met specifieke bevoegdheden of vaardigheden. En er is inzicht in en controle over de verlofspreiding. Zo is het opstellen van werkroosters en de planning van projecten veel eenvoudiger. Ook voor medewerkers geeft dit goed inzicht in de aan- en afwezigheid van collega’s en is het makkelijker om verlof in te plannen zonder in elkaars vaarwater te zitten.

3. Automatische verlofrechtberekening

Het verlofregistratiesysteem kan complexe verlofrechtberekeningen uitvoeren. Zo is de verlofrechtberekening op basis van bijvoorbeeld leeftijd, schaal en dienstjaren mogelijk. Ook wordt wettelijk en bovenwettelijk verlof overzichtelijk weergegeven. Het aanspreken van de verschillende ‘potjes’ verlof gebeurt volgens de ‘watervalmethodiek’. Het verlof dat als eerste komt te vervallen wordt automatisch als eerste opgebruikt, daarna volgt vanzelf het potje met de eerstvolgende vervaldatum. Op die manier weten jij en jouw medewerkers hoeveel verlofdagen- of uren ze nog kunnen opnemen in de verschillende categorieën. Dat schept duidelijkheid en voorkomt dat vrije dagen verlopen.

4. Altijd en overal verlof- & ziekteregistratie met de TimeTell App

Met de TimeTell App is het altijd en overal mogelijk om verlof in te dienen of om je ziek te melden. En evenzo eenvoudig kan de leidinggevende of geautoriseerde collega het verlof of ziekmelden goedkeuren of verwerken. Deze handelingen kunnen ook via de desktopversie van TimeTell uitgevoerd worden, maar dat is niet noodzakelijk. Ook is het zo dat deze twee TimeTell platformen realtime gesynchroniseerd worden met elkaar.

 5. Duidelijk inzicht door rapportagemogelijkheden

De Verlof & Ziekte module van TimeTell is behalve een verlofregistratiesysteem ook de plek voor het verwerken en bijhouden van ziekmeldingen en verzuim. Door middel van de rapportagemogelijkheden in TimeTell heb je als organisatie duidelijk inzicht in de verlof- en verzuimcijfers van de medewerkers.

 6. Volledig en up-to-date door koppeling met andere softwarepakketten

Om zo efficiënt mogelijk te werken is het vaak nodig om data van verschillende softwaresystemen binnen een organisatie samen te voegen. Zeker als het op verlof- en ziekteregistratie aankomt. Daarom is het mogelijk om met de Koppel module TimeTell te koppelen met andere softwarepakketten zoals HRM, payroll, ERP of financiële pakketten van bijvoorbeeld Exact, Loket.nl of Nmbrs. Zo ontstaat een volledig, up-to-date en efficiënt verlofregistratiesysteem waar zowel de medewerkers als de leidinggevenden zo min mogelijk omkijken naar hebben.

Verlofregistratiesysteem optimaliseren voor jouw organisatie

Benieuwd hoe jij samen met TimeTell een efficiëntieslag kunt maken in het verlof- en ziekteregistratiesysteem van jouw organisatie? Bel of mail met onze Sales collega’s voor een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze sales-collega’s. Zij hebben veel ervaring op dit gebied en vertellen je graag hoe dit specifiek voor jouw organisatie voordeel kan opleveren.